Umowy na czas określony a kontrola PIP: limit 33 miesięcy i trzech umów pod okiem inspektora

Umowa na czas określony to umowa o pracę zawarta na z góry oznaczony okres, która co do zasady rozwiązuje się z upływem terminu wskazanego przez strony. W polskim prawie pracy jej stosowanie jest ograniczone limitem 33 miesięcy oraz limitem trzech umów między tym samym pracodawcą i pracownikiem. Zasady te wynikają z art. 25¹ Kodeksu pracy [1].

Dla firmy nie jest to wyłącznie kwestia kadrowa. Nieprawidłowe stosowanie umów terminowych może skutkować uznaniem zatrudnienia za zawarte na czas nieokreślony, ryzykiem sporu sądowego, zarzutami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy oraz dodatkowymi kosztami organizacyjnymi. W praktyce kontrola PIP może obejmować właśnie sposób zawierania i przedłużania umów o pracę.

Limit 33 miesięcy i trzech umów na czas określony

Zgodnie z art. 25¹ § 1 Kodeksu pracy okres zatrudnienia na podstawie umowy lub umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy. Jednocześnie łączna liczba takich umów nie może przekraczać trzech [1].

Jeżeli okres zatrudnienia przekroczy 33 miesiące, pracownik jest traktowany jak zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony od dnia następującego po upływie tego okresu. Jeżeli strony zawrą czwartą umowę na czas określony, również dochodzi do przekształcenia zatrudnienia w umowę na czas nieokreślony od dnia zawarcia tej czwartej umowy [1]. Uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie tej umowy uważa się za zawarcie kolejnej umowy na czas określony od dnia następującego po dniu, w którym pierwotnie miało nastąpić jej rozwiązanie [1].

Inspektor PIP może weryfikować nie tylko treść samych umów, ale także aneksy, ciągłość zatrudnienia, zakres obowiązków, stanowiska, daty zawarcia dokumentów oraz faktyczny przebieg współpracy. Dla zarządu i HR istotne jest więc prowadzenie ewidencji pozwalającej szybko wykazać, ile umów zawarto z danym pracownikiem i przez jaki łączny okres.

Co sprawdza inspektor PIP przy umowach terminowych?

Zakres kontroli zależy od jej przedmiotu oraz ustaleń dokonanych na miejscu. Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy przyznaje inspektorom uprawnienia do żądania dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z zatrudnieniem [2]. W obszarze umów na czas określony szczególne znaczenie mają:

• umowy o pracę i aneksy do umów,
• akta osobowe pracowników,
• historia zatrudnienia u tego samego pracodawcy,
• informacje o stanowiskach i zakresie obowiązków,
• dokumenty potwierdzające przyczynę niestosowania limitów, jeżeli pracodawca powołuje się na wyjątek,
• korespondencja i procedury kadrowe dotyczące przedłużania umów.

Faktem jest, że samo przekroczenie limitu nie wymaga od PIP wydania decyzji, aby wywołać skutek przewidziany w Kodeksie pracy. Skutek ten wynika bezpośrednio z ustawy. Opinią praktyczną jest natomiast to, że brak kontroli nad limitami zwiększa ryzyko sporu, ponieważ pracownik może powoływać się na bezterminowy charakter zatrudnienia również przed sądem pracy.

Wyjątki od limitu 33 miesięcy i trzech umów

Kodeks pracy przewiduje sytuacje, w których limit 33 miesięcy i trzech umów nie ma zastosowania. W dokumentacji pracodawcy przyczyna powinna być realna, konkretna i możliwa do obrony podczas kontroli. W praktyce szczególne znaczenie mają m.in. trzy z nich:

1. zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
2. wykonywanie pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
3. wykonywanie pracy przez okres kadencji.

Każdy z tych wyjątków powinien być oceniany według rzeczywistej potrzeby pracodawcy. Jeżeli umowa wskazuje zastępstwo, dokumentacja powinna pozwalać ustalić, kogo pracownik zastępuje i z jakiej przyczyny. Przy pracy sezonowej znaczenie mają cykle działalności, zapotrzebowanie produkcyjne lub usługowe oraz powtarzalność sezonu. Przy kadencji konieczne jest powiązanie czasu trwania umowy z okresem pełnienia funkcji. W przypadku korzystania z wyjątku umowa powinna określać cel lub okoliczności jej zawarcia, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy [1].

Czwartym wyjątkiem jest zawarcie umowy terminowej poza limitami, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, a zawarcie takiej umowy służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w danych okolicznościach [1]. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od zawarcia umowy, wskazując przyczyny jej zawarcia [1].

Ryzyka dla zarządu, HR i pracodawcy

Jednym z podstawowych ryzyk jest automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony. Ma to konsekwencje dla planowania zatrudnienia, wypowiedzeń, restrukturyzacji oraz budżetów personalnych. W sporze pracownik może twierdzić, że pracodawca nie mógł traktować umowy jako rozwiązywanej z upływem terminu, lecz powinien stosować zasady właściwe dla umowy bezterminowej.

Drugim ryzykiem są ustalenia pokontrolne PIP. Inspektor może wskazać naruszenia w protokole kontroli, skierować wystąpienie lub wydać polecenia w sprawach wynikających z zakresu kontroli [2]. W określonych przypadkach możliwa jest również odpowiedzialność wykroczeniowa osób działających w imieniu pracodawcy. Kodeks pracy przewiduje grzywnę od 1 000 zł do 30 000 zł za wybrane naruszenia praw pracowniczych [1].

Faktem jest, że PIP nie zastępuje sądu pracy w ustalaniu wszystkich konsekwencji cywilnoprawnych zatrudnienia. Faktem jest również, że ustalenia inspektora mogą mieć znaczenie dowodowe i organizacyjne. Z perspektywy biznesowej problemem bywa nie tylko mandat, ale także konieczność korekty dokumentacji, zmiany modelu zatrudnienia i obsługi roszczeń pracowniczych.

Jak przygotować firmę do kontroli PIP w zakresie umów terminowych?

Przygotowanie powinno zacząć się od audytu kadrowego. Firma powinna ustalić, którzy pracownicy są zatrudnieni na czas określony, ile umów zawarto z każdą osobą oraz czy łączny okres zatrudnienia zbliża się do 33 miesięcy. Należy uwzględnić także wcześniejsze okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy.

W praktyce bezpieczny proces obejmuje:

• centralny rejestr umów terminowych,
• alerty przed zawarciem trzeciej i czwartej umowy,
• alerty przed upływem 33 miesięcy,
• weryfikację wyjątków przed podpisaniem umowy,
• kontrolę obowiązku zawiadomienia PIP przy obiektywnych przyczynach,
• spójne wzory umów i aneksów,
• okresowe szkolenia dla HR i menedżerów zatrudniających pracowników.

Istotne jest również odróżnienie umowy o pracę od umów cywilnoprawnych i współpracy B2B. Jeżeli osoba wykonuje pracę w warunkach podporządkowania, w miejscu i czasie wyznaczonym przez firmę, za wynagrodzeniem i pod kierownictwem, PIP może badać, czy nie doszło do obejścia przepisów o stosunku pracy. Podstawowe znaczenie ma tu art. 22 Kodeksu pracy [1].

Opcje działania po ustaleniach PIP

Po kontroli pracodawca powinien przeanalizować protokół i ustalenia inspektora. Jeżeli firma nie zgadza się z opisem stanu faktycznego, może zgłosić zastrzeżenia na zasadach przewidzianych w ustawie o PIP [2]. Kluczowe jest zachowanie terminów, przedstawienie dokumentów i oddzielenie argumentów prawnych od wyjaśnień organizacyjnych.

Jeżeli naruszenie rzeczywiście wystąpiło, rekomendowane jest szybkie uporządkowanie dokumentacji i procedur. Opóźnianie korekt może zwiększać ryzyko kolejnych roszczeń, zwłaszcza gdy problem dotyczy większej grupy pracowników. Kopeć & Zaborowski zwraca uwagę, że w sprawach kadrowych duże znaczenie ma połączenie oceny prawnej z oceną skutków operacyjnych dla firmy.

Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej.

Jeżeli pracodawca potrzebuje oceny umów terminowych przed kontrolą albo po ustaleniach inspektora, warto przeanalizować dokumentację i skontaktować się z nami.

FAQ – umowy terminowe a kontrola PIP

Czy limit 33 miesięcy dotyczy każdej umowy na czas określony?

Co do zasady tak, jeżeli umowy są zawierane między tym samym pracodawcą i tym samym pracownikiem. Kodeks pracy przewiduje jednak wyjątki, m.in. zastępstwo, pracę sezonową lub dorywczą oraz pracę przez okres kadencji.

Co się dzieje po przekroczeniu 33 miesięcy zatrudnienia terminowego?

Pracownik jest traktowany jak zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony od dnia następującego po upływie 33 miesięcy. Skutek wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy.

Czy czwarta umowa na czas określony zawsze oznacza umowę bezterminową?

Co do zasady tak. Zawarcie czwartej umowy na czas określony między tymi samymi stronami powoduje, że od dnia jej zawarcia pracownik jest traktowany jak zatrudniony na czas nieokreślony, chyba że zastosowanie ma ustawowy wyjątek.

Czy przerwa między umowami resetuje limit trzech umów?

Nie należy zakładać automatycznego resetu limitu. Przy ocenie znaczenie ma liczba umów i łączny okres zatrudnienia między tymi samymi stronami. Konkretna sytuacja wymaga analizy dokumentów i dat.

Czy PIP może żądać dokumentów dotyczących umów terminowych?

Tak. Inspektor PIP może żądać dokumentów i informacji związanych z zakresem kontroli, w tym umów o pracę, akt osobowych, aneksów oraz wyjaśnień dotyczących podstawy zatrudnienia.

Czy brak zawiadomienia PIP o umowie zawartej z obiektywnych przyczyn jest ryzykowny?

Tak. Jeżeli pracodawca korzysta z tej podstawy, powinien zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych od zawarcia umowy. Brak zawiadomienia może zostać oceniony jako naruszenie obowiązków pracodawcy.

Bibliografia

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22, art. 25¹, art. 29 oraz art. 281.
2. Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, w szczególności przepisy dotyczące zadań i uprawnień kontrolnych inspektorów pracy.