Czym jest ochrona sygnalistów?
Ochrona sygnalistów to system zasad, procedur i gwarancji prawnych, które mają umożliwić bezpieczne zgłaszanie naruszeń prawa ujawnionych w związku z pracą lub współpracą z daną organizacją. Sygnalistą może być nie tylko pracownik, ale także osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca współpracujący z organizacją, członek organu, wspólnik, stażysta, wolontariusz, kandydat do pracy lub były współpracownik, jeżeli informację o naruszeniu uzyskał w kontekście związanym z pracą. Ochrona przysługuje, gdy w chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego osoba miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacja jest prawdziwa i stanowi informację o naruszeniu prawa.
Podstawowe zasady ochrony sygnalistów w Polsce wynikają z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937. Ustawa przewiduje ochronę osób zgłaszających naruszenia w określonych obszarach, takich jak korupcja, zamówienia publiczne, usługi, produkty i rynki finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, bezpieczeństwo produktów, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych, interesy finansowe Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego i Unii Europejskiej, a także rynek wewnętrzny, w tym zasady konkurencji i pomoc publiczna.
Ochrona sygnalisty nie polega wyłącznie na zapewnieniu poufnej, a jeżeli procedura to przewiduje – anonimowej skrzynki zgłoszeniowej. Obejmuje ona zakaz działań odwetowych, obowiązek zachowania poufności tożsamości osoby zgłaszającej, jasne zasady przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń oraz prowadzenie działań następczych. W praktyce oznacza to konieczność stworzenia w organizacji mechanizmu, który pozwala rzetelnie sprawdzić zgłoszenie, ograniczyć ryzyko naruszeń i jednocześnie chronić osoby zaangażowane w postępowanie.
Czym zajmuje się ochrona sygnalistów?
Ochrona sygnalistów obejmuje przede wszystkim projektowanie i stosowanie procedur zgłoszeń wewnętrznych. Procedura powinna określać, kto przyjmuje zgłoszenia, jak są one dokumentowane, kto prowadzi działania wyjaśniające, w jakich terminach organizacja kontaktuje się z sygnalistą oraz jakie środki zabezpieczają poufność danych. Zgodnie z ustawą podmiot prawny co do zasady potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni, a informację zwrotną przekazuje w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące, na zasadach wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów, o ile sygnalista podał adres do kontaktu.
Istotnym elementem systemu jest zakaz działań odwetowych. Mogą nimi być w szczególności wypowiedzenie umowy, odmowa awansu, obniżenie wynagrodzenia, przeniesienie na inne stanowisko, niekorzystna zmiana grafiku, mobbing, zastraszanie, wykluczenie z zespołu, negatywna ocena pracy, rozwiązanie kontraktu B2B albo odmowa dalszej współpracy. Ochrona może obejmować także osoby pomagające w zgłoszeniu oraz osoby powiązane z sygnalistą, jeżeli również narażone są na negatywne konsekwencje.
Ustawa przewiduje różne kanały zgłaszania naruszeń. Sygnalista może skorzystać ze zgłoszenia wewnętrznego w organizacji, zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo właściwego organu publicznego, a w odpowiednich przypadkach także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, a w szczególnych przypadkach z ujawnienia publicznego. Wybór kanału zależy od charakteru sprawy, ryzyka dla sygnalisty, rodzaju naruszenia oraz tego, czy organizacja zapewnia realne i bezpieczne procedury wewnętrzne.
Nie każde niezadowolenie z warunków pracy będzie zgłoszeniem sygnalisty w rozumieniu ustawy. Indywidualny spór o premię, konflikt z przełożonym albo ocena pracownicza nie zawsze mieszczą się w ustawowym zakresie naruszeń. Organizacja może jednak rozszerzyć procedurę wewnętrzną o naruszenia regulaminów, kodeksów etyki lub standardów compliance. Wymaga to precyzyjnego opisania, jakie sprawy mogą być zgłaszane i według jakich zasad będą rozpatrywane.
Kiedy warto skorzystać ze wsparcia prawnika w sprawach sygnalistów?
Wsparcie prawnika jest szczególnie istotne przy wdrażaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych, prowadzeniu postępowań wyjaśniających oraz ocenie, czy dana osoba korzysta z ochrony przewidzianej dla sygnalistów. Dotyczy to zarówno pracodawców, jak i osób, które chcą zgłosić naruszenie albo obawiają się działań odwetowych po dokonaniu zgłoszenia.
Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na próg ustawowy. Zgodnie z art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy zasadniczo podmiotów, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do tej liczby wlicza się nie tylko pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób. W określonych sektorach regulowanych obowiązki mogą powstać niezależnie od tego progu.
Pomoc prawna może być potrzebna także wtedy, gdy organizacja otrzymała zgłoszenie dotyczące nieprawidłowości finansowych, naruszenia danych osobowych, konfliktu interesów, nadużyć w zamówieniach, nieprawidłowości księgowych, korupcji, naruszeń zasad AML lub działań menedżerów. W takich sytuacjach ważne jest zabezpieczenie dowodów, ochrona poufności, prawidłowe udokumentowanie czynności oraz rozdzielenie postępowania wyjaśniającego od ewentualnych decyzji kadrowych.
Szybka konsultacja z prawnikiem może pomóc uniknąć błędów proceduralnych, naruszenia poufności, nieuprawnionego ujawnienia danych, działań mogących zostać uznanych za odwetowe oraz strat finansowych. Ma to znaczenie również dla członków zarządu i osób odpowiedzialnych za compliance, HR, audyt lub bezpieczeństwo informacji, ponieważ niewłaściwa reakcja na zgłoszenie może zwiększyć ryzyko odpowiedzialności organizacji.
Wsparcie kancelarii w zakresie ochrony sygnalistów obejmuje w szczególności:
- opracowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych,
- audyt istniejących procedur whistleblowing i compliance,
- doradztwo przy wyborze kanałów zgłoszeń oraz zasad obsługi zgłoszeń,
- wsparcie w prowadzeniu postępowań wyjaśniających,
- ocenę ryzyka działań odwetowych i przygotowanie rekomendacji dla pracodawcy,
- reprezentację sygnalistów, pracodawców i członków organów w sporach dotyczących zgłoszeń,
- przygotowanie dokumentacji, rejestrów, klauzul informacyjnych i zasad poufności,
- szkolenia dla kadry zarządzającej, HR, compliance i osób przyjmujących zgłoszenia.
Potrzebna jest pomoc w zakresie ochrony sygnalistów? Skontaktuj się z nami.
Zobacz więcej
- Klauzula poufności w umowie o pracę
- Związki zawodowe – uprawnienia i ochrona
- Rada pracowników
- Wykroczenie przeciwko prawom pracownika