Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to dokument wydawany pracownikowi przez pracodawcę w związku z zakończeniem stosunku pracy. Potwierdza najważniejsze informacje dotyczące zatrudnienia, jego przebiegu oraz sposobu ustania umowy o pracę. Nie jest opinią o pracowniku ani dokumentem oceniającym jakość wykonywanej pracy. Jego funkcją jest formalne uporządkowanie danych potrzebnych pracownikowi, kolejnemu pracodawcy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, urzędowi pracy lub innym instytucjom.
Obowiązek wydania świadectwa pracy wynika z art. 97 Kodeksu pracy. Pracodawca powinien wydać je w dniu, w którym ustaje stosunek pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z tym samym pracownikiem kolejnej umowy o pracę w ciągu 7 dni. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe przekazanie dokumentu w tym dniu, pracodawca powinien doręczyć go pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy. Zasady te wynikają z art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.
Świadectwo pracy ma istotne znaczenie dowodowe. Na jego podstawie można wykazać okres zatrudnienia, zajmowane stanowisko, wymiar czasu pracy, wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w roku ustania zatrudnienia, okresy niezdolności do pracy, urlopy związane z rodzicielstwem, zajęcia wynagrodzenia, a także tryb rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Błędy w tym dokumencie mogą utrudnić ustalenie uprawnień pracowniczych, naliczenie urlopu u kolejnego pracodawcy, uzyskanie świadczeń lub prawidłowe rozliczenie okresów ubezpieczeniowych.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Zakres informacji zamieszczanych w świadectwie pracy nie jest dowolny. Pracodawca powinien uwzględniać zakres danych określony w przepisach wykonawczych, a pomocniczo może posługiwać się wzorem przewidzianym w tych przepisach. Dokument obejmuje w szczególności okres zatrudnienia, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska, wymiar etatu, podstawę i tryb ustania stosunku pracy, informację o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym w roku ustania stosunku pracy oraz dane dotyczące uprawnień lub obowiązków mających znaczenie dla kolejnego zatrudnienia.
W świadectwie pracy zamieszcza się także, jeżeli dotyczą pracownika, informacje o okresach urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego, korzystania z ochrony rodzicielskiej, zwolnieniach od pracy przewidzianych w Kodeksie pracy, okresach nieskładkowych, zajęciach wynagrodzenia oraz należnościach uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę. Pracodawca nie powinien natomiast wpisywać informacji, które nie są przewidziane przepisami, w szczególności ocen, komentarzy lub sugestii dotyczących pracownika.
W praktyce spory dotyczą często sposobu wskazania podstawy rozwiązania umowy, dat zatrudnienia, liczby dni urlopu wykorzystanego w roku ustania zatrudnienia, informacji o pracy w szczególnych warunkach, okresach nieobecności albo trybu rozwiązania stosunku pracy. Nieprawidłowe świadectwo pracy może mieć konsekwencje zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, zwłaszcza gdy błąd wpływa na możliwość podjęcia nowej pracy, uzyskania świadczeń lub dochodzenia roszczeń.
Kiedy warto zweryfikować świadectwo pracy?
Pracownik powinien sprawdzić świadectwo pracy niezwłocznie po jego otrzymaniu. Szczególnej uwagi wymagają daty zatrudnienia, wymiar czasu pracy, wykorzystany urlop, informacja o rozwiązaniu umowy, okresy niezdolności do pracy oraz dane, które będą istotne dla przyszłego pracodawcy lub instytucji publicznych. Weryfikacja jest ważna również wtedy, gdy stosunek pracy zakończył się w konflikcie, po wypowiedzeniu, rozwiązaniu bez wypowiedzenia, porozumieniu stron albo po sporze dotyczącym charakteru zatrudnienia.
Pracodawca powinien zadbać o prawidłowe wystawienie świadectwa pracy, ponieważ naruszenie obowiązków w tym zakresie może prowadzić do odpowiedzialności z tytułu wykroczenia przeciwko prawom pracownika. W określonych sytuacjach pracownik może również dochodzić odszkodowania, jeżeli wskutek niewydania lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy poniósł szkodę. Ryzyko dotyczy zwłaszcza przypadków, w których błędny dokument utrudnił podjęcie nowego zatrudnienia albo uzyskanie należnych świadczeń.
Jeżeli świadectwo pracy zawiera błędy, pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie w terminie 14 dni od dnia otrzymania dokumentu. Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik może wystąpić z żądaniem do sądu pracy w terminie 14 dni od zawiadomienia o odmowie. W przypadku niezawiadomienia pracownika o odmowie sprostowania również możliwe jest wystąpienie z żądaniem do sądu pracy. Zasady te wynikają z art. 97 Kodeksu pracy. Z tego względu szybka konsultacja z prawnikiem może pomóc uniknąć utraty terminu, błędnego sformułowania wniosku, przedłużenia sporu lub negatywnych skutków finansowych.
Jakie znaczenie ma świadectwo pracy dla pracownika i pracodawcy?
Dla pracownika świadectwo pracy jest dokumentem potrzebnym przy kolejnym zatrudnieniu, ustalaniu uprawnień urlopowych, rejestracji w urzędzie pracy, dokumentowaniu okresów zatrudnienia oraz w sprawach ubezpieczeniowych. Może mieć znaczenie także w sporach o odprawę, odszkodowanie, przywrócenie do pracy, ustalenie istnienia stosunku pracy albo sprostowanie podstawy rozwiązania umowy.
Dla pracodawcy prawidłowe wydanie świadectwa pracy jest elementem zgodnego z prawem zakończenia zatrudnienia. Dokument powinien być spójny z aktami osobowymi pracownika, ewidencją czasu pracy, dokumentacją urlopową, oświadczeniami o rozwiązaniu umowy oraz rozliczeniami kadrowo-płacowymi. Niespójności między tymi dokumentami mogą zwiększać ryzyko sporu, kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub roszczeń pracowniczych.
Wsparcie kancelarii w zakresie świadectw pracy obejmuje w szczególności:
- analizę poprawności świadectwa pracy otrzymanego przez pracownika,
- przygotowanie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy,
- reprezentację w sporach przed sądem pracy,
- doradztwo dla pracodawców przy wystawianiu i korygowaniu świadectw pracy,
- weryfikację dokumentacji pracowniczej przed zakończeniem zatrudnienia,
- ocenę ryzyk związanych z niewydaniem lub błędnym wydaniem świadectwa pracy,
- wsparcie w sprawach dotyczących trybu rozwiązania umowy o pracę.
Potrzebna jest pomoc w sprawie świadectwa pracy? Skontaktuj się z nami.
Zobacz więcej
- Stosunek pracy
- Akta osobowe pracownika
- Ewidencja czasu pracy
- Wykroczenie przeciwko prawom pracownika