PIP Ready – Audyt praktyki – audyt pełny

Audyty HR – nasze doświadczenie w porządkowaniu dokumentacji kadrowej

Audyt HR to znacznie więcej niż przegląd akt osobowych. To kompleksowa weryfikacja zgodności dokumentacji pracowniczej z przepisami prawa pracy oraz z rzeczywistą praktyką zatrudnienia. Audyty HR wykonujemy nie tylko w związku z potencjalną kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy, ale także wtedy, gdy pracodawcy chcą uporządkować dokumenty wewnętrzne i doprowadzić je do pełnej zgodności z prawem – np. po zmianie zarządu, fuzji, restrukturyzacji lub wdrożeniu nowych systemów kadrowo-płacowych.

Branże i skala projektów

Prowadziliśmy audyty HR dla firm z sektora produkcyjnego, usługowego, IT, medycznego i farmaceutycznego. Typowa skala obejmowała organizacje zatrudniające od 30 do 500 pracowników – przy czym audyty realizowaliśmy zarówno prewencyjnie, jak i bezpośrednio przed zapowiedzianą kontrolą PIP. Każdy projekt obejmował m.in.:

• analizę kompletnych akt osobowych pracowników (część A, B, C, D),
• weryfikację regulaminów pracy i wynagradzania,
• kontrolę ewidencji czasu pracy, w tym nadgodzin, dyżurów i pracy w dni wolne,
• przegląd procedur HR, polityk wewnętrznych i dokumentacji powiązanej (sygnaliści, praca zdalna, BHP).

Co najczęściej znajdujemy w dokumentacji HR?

Dziesiątki przeprowadzonych audytów pokazują, że nieprawidłowości powtarzają się w kilku obszarach. W aktach osobowych są to: brakujące umowy o pracę lub aneksy, niekompletna część B i D, niewłaściwe oświadczenia (np. RODO, PPK, pracownicy rodzice), nieuzupełnione informacje o warunkach zatrudnienia po nowelizacji Kodeksu pracy. W regulaminach pracy i wynagradzania – nieaktualne odwołania do uchylonych przepisów, brak zapisów o pracy zdalnej, mobbingu, sygnalistach. W ewidencji czasu pracy – brak rzetelnego rejestrowania nadgodzin, dyżurów, pracy w soboty i niedziele oraz pracy w godzinach nocnych. W dokumentacji urlopowej – błędy w wymiarze urlopu, nieprawidłowe rozliczanie ekwiwalentu, brak ewidencji urlopów na żądanie.

Każda z tych nieprawidłowości jest dla inspektora PIP łatwa do wychwycenia, a sumarycznie potrafią one wygenerować kilkadziesiąt punktów w protokole pokontrolnym. Audyt pozwala je usunąć zawczasu – zanim staną się przedmiotem postępowania.

Praca zdalna, sygnaliści, RODO – nowe obszary obowiązków

W ostatnich latach katalog obowiązków pracodawcy znacząco się rozszerzył. Audyt HR obejmuje dziś również obszary, które jeszcze kilka lat temu nie istniały lub miały marginalne znaczenie. Po pierwsze – praca zdalna: regulamin lub porozumienie ze związkami zawodowymi, ocena ryzyka stanowiska, zwrot kosztów, kontrola czasu pracy zdalnej. Po drugie – sygnaliści: wewnętrzne kanały zgłoszeń, polityka ochrony, rejestr zgłoszeń, procedury anti-retaliation. Po trzecie – RODO w zatrudnieniu: zgody, klauzule informacyjne, monitoring pracowników, dane biometryczne, kontrola poczty służbowej. W każdym z tych obszarów PIP coraz częściej pyta o konkrety i sprawdza, czy dokumenty rzeczywiście funkcjonują w organizacji, a nie wyłącznie istnieją w segregatorze.

Cykliczność audytów HR – dlaczego warto je powtarzać?

Audyt HR nie jest projektem jednorazowym. Zmiany w przepisach (Kodeks pracy, ustawy szczególne, dyrektywy unijne), wzrost zatrudnienia, fuzje, otwarcie nowych lokalizacji, zmiany kadry zarządzającej – każde z tych zdarzeń ma wpływ na dokumentację kadrową. Naszym klientom zalecamy cykliczne audyty raz na 12-24 miesiące, jako element rocznego planu compliance. Dzięki temu organizacja unika sytuacji, w której dokumentacja gwałtownie się dezaktualizuje, a usunięcie zaległości wymaga jednorazowo dużego nakładu pracy. Cykliczne podejście pozwala też wykrywać zmiany w praktyce zarządzania – nadgodziny, które weszły w nawyk, dyżury, które nie są ewidencjonowane, lub regulaminy, które „żyją własnym życiem” poza HR.

Jak audyt HR dopełnia się z resztą naszej oferty?

Audyt HR jest naturalnym elementem usługi PIP Ready – audyt przedkontrolny PIP. W organizacjach, w których dokumenty wyglądają poprawnie, ale codzienna praktyka odbiega od ich treści, rekomendujemy rozszerzenie projektu o audyt praktyki. Po zakończonej diagnostyce pomagamy w aktualizacji wszystkich dokumentów w ramach  PIP Ready – wdrożenia i dokumentacji. Jeżeli firma równolegle korzysta z modeli B2B, oddzielnie analizujemy ryzyka po stronie umów cywilnoprawnych w ramach PIP Risk Check.

Po audycie klient otrzymuje raport z konkretnymi rekomendacjami i priorytetyzacją działań – nie zostawiamy organizacji ze stertą uwag, lecz wskazujemy kolejność wdrożeń. Zachęcamy też do przejrzenia powiązanych case studies: ocena ryzyka reklasyfikacji umów cywilnoprawnych, audyty B2B oraz projekty naprawcze po kontroli.

Chcesz uporządkować dokumentację kadrową i sprawdzić, jak wypadnie ona w oczach inspektora PIP? Skontaktuj się z naszymi ekspertami – wycenimy zakres audytu HR dopasowany do Twojej organizacji.