Czym są akta osobowe pracownika?
Akta osobowe pracownika to podstawowa część dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę dla osoby zatrudnionej na podstawie stosunku pracy. Obejmują dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia, zakończeniem stosunku pracy oraz wybranymi zdarzeniami mającymi znaczenie prawne dla pracownika i pracodawcy.
Obowiązek prowadzenia akt osobowych wynika z Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe nie są wyłącznie zbiorem dokumentów kadrowych. Pełnią funkcję dowodową, organizacyjną i kontrolną. Pozwalają wykazać, że pracodawca prawidłowo zatrudnił pracownika, przekazał mu wymagane informacje, skierował go na badania, zapewnił szkolenia BHP, prawidłowo dokumentował zmiany warunków zatrudnienia oraz zakończenie umowy.
Akta osobowe mogą być prowadzone w postaci papierowej albo elektronicznej. W obu przypadkach pracodawca powinien zapewnić ich kompletność, integralność, poufność, dostępność oraz ochronę przed zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych. Ponieważ akta osobowe zawierają dane osobowe, w tym czasem dane szczególnych kategorii lub informacje wrażliwe z perspektywy pracownika, ich prowadzenie musi być zgodne także z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z zasadą minimalizacji danych.
Co obejmują akta osobowe pracownika?
Zakres akt osobowych jest uporządkowany według części określonych w przepisach wykonawczych. Wyróżnia się części A, B, C, D oraz E. Część A obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, na przykład kwestionariusz kandydata, dokumenty potwierdzające kwalifikacje albo świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia, jeżeli ich żądanie jest uzasadnione przepisami.
Część B dotyczy nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Trafiają do niej między innymi umowa o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, informacja o warunkach zatrudnienia, dokumenty dotyczące badań profilaktycznych, szkoleń BHP, zmian wynagrodzenia, awansów, porozumień zmieniających, pracy zdalnej, urlopów związanych z rodzicielstwem oraz innych uprawnień pracowniczych.
Część C obejmuje dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym wypowiedzenie, porozumienie stron, oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, kopię wydanego świadectwa pracy oraz dokumenty dotyczące czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę, jeżeli występowały. Część D służy przechowywaniu dokumentów dotyczących kar porządkowych i innej odpowiedzialności przewidzianej odrębnymi przepisami. Część E dotyczy wybranych dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, jeżeli takie dokumenty powstały zgodnie z Kodeksem pracy.
Akta osobowe należy odróżniać od pozostałej dokumentacji pracowniczej, takiej jak ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopowa, dokumentacja płacowa czy dokumenty związane z wypłatą wynagrodzenia. Te zbiory są ze sobą powiązane, ale mają odrębne funkcje i mogą podlegać innym zasadom organizacyjnym.
Kiedy warto zweryfikować akta osobowe pracownika?
Weryfikacja akt osobowych jest potrzebna szczególnie przy zatrudnianiu pracowników, zmianie wzorów dokumentów kadrowych, wdrażaniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej, przygotowaniu do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, reorganizacji zakładu pracy, przejęciu pracowników, sporze z pracownikiem albo zakończeniu zatrudnienia. Braki w aktach mogą utrudnić obronę stanowiska pracodawcy w razie procesu, kontroli lub roszczeń dotyczących wynagrodzenia, czasu pracy, dyskryminacji, mobbingu, rozwiązania umowy czy wypadku przy pracy.
Znaczenie ma także okres przechowywania dokumentacji. Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. W przypadku części starszych stosunków pracy zastosowanie mogą mieć reguły przejściowe, w tym dłuższy 50-letni okres przechowywania albo możliwość jego skrócenia po przekazaniu odpowiednich raportów informacyjnych do ZUS, wynikająca z przepisów wprowadzonych ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Z pomocy prawnika warto skorzystać również wtedy, gdy pracownik żąda kopii dokumentacji, pracodawca planuje digitalizację akt, pojawia się wątpliwość co do legalności pozyskiwanych danych albo w aktach znajdują się dokumenty nadmiarowe. Szybka konsultacja może pomóc uniknąć błędów formalnych, naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych, odpowiedzialności wykroczeniowej, sporów pracowniczych oraz strat finansowych wynikających z nieprawidłowego prowadzenia dokumentacji.
Wsparcie kancelarii w zakresie akt osobowych pracownika
Wsparcie kancelarii w zakresie dokumentacji pracowniczej obejmuje w szczególności:
- audyt akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej,
- ocenę zgodności dokumentów kadrowych z Kodeksem pracy, RODO i przepisami wykonawczymi,
- przygotowanie lub aktualizację wzorów umów, informacji, oświadczeń i procedur kadrowych,
- doradztwo przy wdrażaniu elektronicznych akt osobowych,
- wsparcie w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub sporu z pracownikiem,
- analizę okresów przechowywania dokumentacji oraz zasad jej archiwizacji,
- ocenę ryzyk związanych z brakami w dokumentacji lub przetwarzaniem nadmiarowych danych.
Potrzebna jest pomoc prawnika w zakresie akt osobowych pracownika? Skontaktuj się z nami.
Zobacz więcej
- Stosunek pracy
- Ewidencja czasu pracy
- Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP)
- Wykroczenie przeciwko prawom pracownika