Czym jest praca zdalna (dawniej telepraca)?
Praca zdalna to forma wykonywania pracy poza tradycyjnym miejscem pracy, najczęściej poza siedzibą pracodawcy, z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość. W polskim prawie pracy podstawowe znaczenie ma obecnie pojęcie pracy zdalnej uregulowane w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 6718 Kodeksu pracy: „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)”.
Określenie „telepraca” funkcjonowało wcześniej jako odrębna instytucja prawa pracy. Po zmianach w Kodeksie pracy zostało zastąpione regulacją pracy zdalnej. W praktyce pojęcie telepracy nadal bywa używane potocznie, zwłaszcza w odniesieniu do pracy wykonywanej przy komputerze, przez internet lub z domu, jednak przy ocenie praw i obowiązków stron stosunku pracy należy odwoływać się przede wszystkim do aktualnych przepisów o pracy zdalnej.
Praca zdalna nie zmienia samego charakteru stosunku pracy. Pracownik nadal pozostaje podporządkowany pracodawcy, wykonuje pracę w określonym czasie, na określonych zasadach i za wynagrodzeniem. Zmienia się natomiast miejsce wykonywania pracy oraz sposób organizacji, kontroli, komunikacji i dokumentowania niektórych obowiązków. Dlatego prawidłowe wdrożenie pracy zdalnej wymaga nie tylko uzgodnienia z pracownikiem, ale także przygotowania odpowiednich procedur, zasad bezpieczeństwa, regulacji kosztów oraz ochrony danych.
Czym zajmuje się praca zdalna w praktyce prawa pracy?
Praca zdalna może być wykonywana całkowicie poza zakładem pracy albo w modelu hybrydowym, w którym część obowiązków realizowana jest zdalnie, a część w biurze lub innym uzgodnionym miejscu pracy. Kluczowe jest to, że miejsce pracy zdalnej wskazuje pracownik, ale musi ono zostać uzgodnione z pracodawcą. Nie jest więc tak, że pracownik może dowolnie i jednostronnie zmieniać miejsce wykonywania pracy, jeśli ma to wpływ na organizację pracy, bezpieczeństwo informacji lub możliwość zapewnienia zgodności z przepisami.
Wdrożenie pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Zasady jej wykonywania powinny być określone w porozumieniu, regulaminie, poleceniu pracy zdalnej lub indywidualnym uzgodnieniu, zależnie od sytuacji i skali stosowania tej formy pracy u pracodawcy. W większych organizacjach istotne znaczenie mają regulaminy pracy zdalnej, procedury korzystania ze sprzętu, zasady raportowania czasu pracy, reguły kontaktu z przełożonymi oraz dokumenty dotyczące ochrony informacji poufnych i danych osobowych.
Praca zdalna wiąże się także z obowiązkami po stronie pracodawcy. Należy do nich m.in. zapewnienie narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy, pokrycie określonych kosztów związanych z pracą zdalną, zapewnienie pomocy technicznej oraz określenie zasad kontroli wykonywania pracy. Kontrola może dotyczyć wykonywania obowiązków, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów ochrony informacji, ale powinna być prowadzona z poszanowaniem prywatności pracownika i innych osób przebywających w miejscu pracy zdalnej.
Istotnym obszarem jest również BHP. Pracodawca nie zostaje całkowicie zwolniony z obowiązków w zakresie bezpiecznych warunków pracy tylko dlatego, że praca odbywa się poza biurem. W praktyce oznacza to konieczność oceny ryzyka zawodowego, przekazania pracownikowi odpowiednich informacji i zasad bezpiecznej organizacji stanowiska pracy oraz odebrania wymaganych oświadczeń. Szczególnej ostrożności wymagają stanowiska, na których pracownik przetwarza dane klientów, tajemnice przedsiębiorstwa, dokumenty objęte poufnością albo informacje regulowane przepisami sektorowymi.
Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnika?
Pomoc prawnika może być potrzebna zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Pracodawcy najczęściej potrzebują wsparcia przy przygotowaniu regulaminu pracy zdalnej, wzorów porozumień, procedur kontroli, zasad zwrotu kosztów oraz dokumentów dotyczących ochrony danych i informacji poufnych. Błędy w tych dokumentach mogą prowadzić do sporów z pracownikami, zarzutów naruszenia przepisów o czasie pracy, problemów przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy albo ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Pracownik może potrzebować konsultacji, gdy pracodawca odmawia pracy zdalnej, jednostronnie zmienia jej zasady, nie zapewnia narzędzi, nie rozlicza kosztów albo prowadzi kontrolę w sposób nadmiernie ingerujący w prywatność. Wsparcie prawne bywa też istotne przy ocenie, czy polecenie powrotu do pracy stacjonarnej jest zgodne z uzgodnieniami oraz czy pracownik należy do grupy, wobec której przepisy przewidują szczególne zasady rozpatrywania wniosku o pracę zdalną.
Szybka konsultacja z prawnikiem może pomóc uniknąć błędów organizacyjnych, nieprecyzyjnych zapisów w dokumentach, sporów o koszty, naruszeń BHP, ryzyk związanych z ochroną danych oraz odpowiedzialności finansowej. W praktyce wiele problemów pojawia się nie dlatego, że strony nie chcą współpracować, lecz dlatego, że zasady pracy zdalnej zostały opisane zbyt ogólnie albo nie odpowiadają realnemu sposobowi wykonywania obowiązków.
Wsparcie kancelarii w zakresie pracy zdalnej obejmuje w szczególności:
- przygotowanie i weryfikację regulaminów pracy zdalnej oraz porozumień z pracownikami,
- opracowanie zasad zwrotu kosztów, ekwiwalentów i ryczałtów związanych z pracą zdalną,
- doradztwo przy wdrażaniu pracy hybrydowej i stałej pracy zdalnej,
- ocenę zgodności procedur kontroli pracy zdalnej z przepisami prawa pracy,
- wsparcie w zakresie BHP, ochrony danych osobowych i poufności informacji,
- analizę sporów dotyczących odmowy pracy zdalnej, cofnięcia zgody lub zmiany miejsca pracy,
- reprezentację pracodawców i pracowników w sporach związanych z pracą zdalną.
Potrzebna jest pomoc prawnika w sprawie pracy zdalnej lub dawnej telepracy? Skontaktuj się z nami.
Zobacz więcej
- Stosunek pracy
- Ewidencja czasu pracy
- Harmonogram czasu pracy
- Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP)