Czym jest sprostowanie świadectwa pracy?
Sprostowanie świadectwa pracy to procedura zmiany lub uzupełnienia świadectwa pracy, jeżeli dokument zawiera dane niezgodne ze stanem faktycznym albo z przepisami prawa. Świadectwo pracy jest wydawane pracownikowi w związku z ustaniem stosunku pracy i ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ potwierdza przebieg zatrudnienia, wykorzystane uprawnienia pracownicze oraz informacje potrzebne kolejnemu pracodawcy, ZUS lub urzędowi pracy.
Podstawowe zasady dotyczące świadectwa pracy wynikają z art. 97 Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Dokument powinien obejmować m.in. okres i rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska, tryb i podstawę prawną rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, informacje o urlopie wypoczynkowym, zwolnieniach od pracy, okresach niezdolności do pracy, zajęciu wynagrodzenia za pracę oraz innych danych wymaganych przepisami.
Sprostowanie świadectwa pracy może polegać zarówno na poprawieniu błędnej informacji, jak i na dodaniu informacji pominiętej przez pracodawcę. Znaczenie ma nie tylko oczywista pomyłka, np. błędna data zatrudnienia, ale także nieprawidłowe wskazanie podstawy rozwiązania umowy, niewłaściwe opisanie stanowiska, niepoprawne ujęcie wykorzystanego urlopu albo brak informacji, która powinna znaleźć się w dokumencie. Błędne świadectwo pracy może utrudnić podjęcie kolejnej pracy, uzyskanie świadczeń albo prawidłowe ustalenie stażu pracy.
Na czym polega procedura sprostowania świadectwa pracy?
Pracownik, który uważa, że świadectwo pracy jest nieprawidłowe, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Zgodnie z art. 97 § 21 Kodeksu pracy wniosek należy złożyć w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. Termin ten ma znaczenie prawne, dlatego warto działać niezwłocznie po odebraniu dokumentu i sprawdzić wszystkie jego elementy.
Wniosek o sprostowanie powinien wskazywać, które informacje są błędne lub niepełne oraz jakiej treści sprostowania domaga się pracownik. Dobrą praktyką jest dołączenie dokumentów potwierdzających stanowisko pracownika, np. umowy o pracę, aneksów, porozumienia rozwiązującego umowę, wypowiedzenia, ewidencji czasu pracy, pasków płacowych, korespondencji z pracodawcą albo orzeczenia sądu. Wniosek najlepiej złożyć w formie pozwalającej wykazać datę doręczenia, np. za potwierdzeniem odbioru albo przez prawidłowo udokumentowaną korespondencję elektroniczną, jeżeli taka forma komunikacji była stosowana.
Pracodawca powinien rozpoznać wniosek i, jeżeli uzna go za zasadny, wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy. Zgodnie z § 7 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy pracodawca zawiadamia pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku albo wydaje nowe świadectwo pracy w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w terminie 14 dni od zawiadomienia o odmowie, co wynika z art. 97 § 21 Kodeksu pracy. Pracownik może skierować sprawę do sądu pracy także w razie braku zawiadomienia pracodawcy o odmowie sprostowania świadectwa pracy.
Kiedy warto wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy?
O sprostowanie świadectwa pracy warto wystąpić zawsze wtedy, gdy dokument nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi zatrudnienia albo zawiera dane, które mogą wywołać negatywne skutki dla pracownika. Typowe przypadki dotyczą błędnego okresu zatrudnienia, nieprawidłowej nazwy stanowiska, pominięcia okresu pracy w szczególnych warunkach, błędnego wskazania podstawy rozwiązania umowy, niewłaściwej informacji o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym albo nieprawidłowego wykazania okresów nieskładkowych.
Sprostowanie może mieć znaczenie także wtedy, gdy w świadectwie pracy zamieszczono informacje zbędne, ocenne albo nieprzewidziane przepisami. Świadectwo pracy nie powinno być opinią o pracowniku ani narzędziem oceny jakości jego pracy. Jego celem jest urzędowe potwierdzenie określonych faktów związanych z zatrudnieniem. Jeżeli dokument zawiera sformułowania wykraczające poza wymagany zakres, warto przeanalizować, czy nie naruszają one przepisów o świadectwie pracy lub dóbr osobistych pracownika.
Z perspektywy pracodawcy prawidłowe świadectwo pracy ogranicza ryzyko sporu z byłym pracownikiem oraz ryzyko odpowiedzialności za naruszenie obowiązków wobec pracownika. Nieprawidłowości w świadectwie pracy mogą prowadzić do roszczeń o sprostowanie, a w określonych przypadkach także do roszczeń odszkodowawczych, jeżeli pracownik wykaże, że poniósł szkodę z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.
Jakie skutki może mieć błędne świadectwo pracy?
Błędne świadectwo pracy może mieć konsekwencje wykraczające poza samą relację z byłym pracodawcą. Dokument jest często analizowany przy podejmowaniu nowego zatrudnienia, ustalaniu uprawnień urlopowych, obliczaniu stażu pracy, ubieganiu się o zasiłek dla bezrobotnych albo przy ustalaniu prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Nieprawidłowa informacja może opóźnić załatwienie sprawy, wymagać składania dodatkowych wyjaśnień albo spowodować odmowę przyznania określonego uprawnienia.
Szybka konsultacja z prawnikiem pozwala ocenić, czy treść świadectwa pracy jest zgodna z przepisami, czy zachowano terminy oraz jakie dowody warto przedstawić pracodawcy albo sądowi. W wielu sprawach właściwie przygotowany wniosek o sprostowanie pozwala uniknąć procesu. Jeżeli spór jest nieunikniony, wcześniejsza analiza dokumentów pomaga ograniczyć ryzyko błędów formalnych, utraty terminu, niepełnego sformułowania żądania lub pominięcia istotnych okoliczności.
Wsparcie kancelarii w zakresie sprostowania świadectwa pracy
Wsparcie kancelarii w zakresie sprostowania świadectwa pracy obejmuje w szczególności:
- analizę świadectwa pracy pod kątem zgodności z Kodeksem pracy i rozporządzeniem w sprawie świadectwa pracy,
- ocenę, czy w dokumencie pominięto informacje wymagane przepisami albo zamieszczono dane niedopuszczalne,
- przygotowanie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy do pracodawcy,
- opracowanie argumentacji i zebranie dokumentów potwierdzających stanowisko pracownika,
- reprezentację w korespondencji z pracodawcą,
- przygotowanie pozwu do sądu pracy w razie odmowy sprostowania,
- doradztwo dla pracodawców w zakresie prawidłowego wystawiania i korygowania świadectw pracy,
- ocenę ryzyka roszczeń związanych z nieprawidłowym świadectwem pracy.
Potrzebna jest pomoc w sprawie sprostowania świadectwa pracy? Skontaktuj się z nami.
Zobacz więcej
- Stosunek pracy
- Akta osobowe pracownika
- Ciągłość zatrudnienia
- Wykroczenie przeciwko prawom pracownika