Czym jest zadaniowy system czasu pracy?
Zadaniowy system czasu pracy to szczególny sposób organizacji pracy, w którym kluczowe znaczenie ma wykonanie powierzonych zadań, a nie ścisłe rozliczanie pracownika z godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności ani pracy bez limitów. Zadania muszą być ustalone tak, aby ich wykonanie było możliwe w ramach norm czasu pracy wynikających z Kodeksu pracy.
Podstawą prawną zadaniowego czasu pracy jest art. 140 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem system ten może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając normy czasu pracy określone w art. 129 Kodeksu pracy, czyli co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Zadaniowy system czasu pracy jest stosowany najczęściej tam, gdzie trudno lub niecelowo jest nadzorować bieżący przebieg pracy w konkretnych godzinach. Dotyczy to między innymi stanowisk samodzielnych, pracy terenowej, niektórych funkcji eksperckich, handlowych, projektowych lub menedżerskich. Istotne jest jednak, że samo zaufanie do pracownika albo elastyczny charakter stanowiska nie wystarczają. Pracodawca powinien umieć wykazać, że charakter pracy rzeczywiście uzasadnia zastosowanie tego systemu.
Czym charakteryzuje się zadaniowy system czasu pracy?
W zadaniowym systemie czasu pracy pracownik otrzymuje określone zadania do wykonania, a sposób organizacji dnia pracy może być bardziej elastyczny niż w podstawowym systemie czasu pracy. Nie musi to oznaczać obowiązku codziennego stawiania się w pracy o tej samej godzinie, chyba że wynika to z charakteru zadań, regulaminu pracy, poleceń pracodawcy lub innych uzgodnień. Pracownik nadal pozostaje jednak pracownikiem podporządkowanym pracodawcy i wykonuje pracę w ramach stosunku pracy.
Najważniejszym elementem tego systemu jest prawidłowe określenie zakresu zadań. Zadania nie mogą być ustalone w sposób fikcyjny, zbyt ogólny albo nadmierny. Powinny być możliwe do wykonania przy zachowaniu norm czasu pracy. Jeżeli zakres obowiązków faktycznie wymaga regularnej pracy ponad normy, samo wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy nie wyłącza prawa pracownika do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.
W praktyce częstym błędem jest traktowanie zadaniowego czasu pracy jako sposobu na uniknięcie ewidencji czasu pracy lub rozliczania nadgodzin. Zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy wobec pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy, ale nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji w zakresie niezbędnym do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Nadal dokumentuje się między innymi urlopy, zwolnienia od pracy, nieobecności oraz inne dane wymagane przepisami.
Zadaniowy system czasu pracy powinien zostać wprowadzony w sposób zgodny z przepisami wewnątrzzakładowymi i indywidualnymi ustaleniami z pracownikiem. W zależności od sytuacji może to nastąpić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy, obwieszczeniu albo w umowie o pracę. Kluczowe jest, aby pracownik wiedział, jakie zadania ma wykonywać, w jakim zakresie i według jakich zasad będzie oceniana ich realizacja.
Kiedy warto stosować zadaniowy system czasu pracy?
Zadaniowy system czasu pracy może być przydatny wtedy, gdy wynik pracy da się określić przez realizację zadań, projektów, celów lub obszarów odpowiedzialności, a nie przez stałą obecność pracownika w konkretnych godzinach. Może dotyczyć na przykład przedstawicieli handlowych, pracowników mobilnych, specjalistów pracujących samodzielnie, osób wykonujących obowiązki poza siedzibą pracodawcy albo pracowników, których praca wymaga dużej autonomii organizacyjnej.
System ten może być również stosowany przy pracy zdalnej, ale nie jest z nią tożsamy. Praca zdalna dotyczy miejsca wykonywania pracy, natomiast zadaniowy system czasu pracy dotyczy sposobu organizacji i rozliczania czasu pracy. Możliwe jest więc połączenie obu rozwiązań, o ile spełnione są przesłanki z Kodeksu pracy i prawidłowo określono zakres zadań.
Przedsiębiorcy rozważający wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy powinni zweryfikować, czy dany rodzaj stanowiska rzeczywiście pozwala na rozliczanie pracy przez zadania. Należy również ocenić, czy zadania są mierzalne, realne i możliwe do wykonania w ustawowych normach czasu pracy. W przeciwnym razie system może zostać zakwestionowany, na przykład w toku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy albo w sporze sądowym z pracownikiem.
Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnika?
Pomoc prawnika może być potrzebna przy wprowadzaniu zadaniowego systemu czasu pracy, przygotowywaniu umów o pracę, regulaminów, obwieszczeń, opisów stanowisk lub procedur ewidencjonowania czasu pracy. Wsparcie prawne jest szczególnie istotne wtedy, gdy pracodawca chce objąć tym systemem większą grupę pracowników albo stanowiska, na których granica między samodzielnością a bieżącym podporządkowaniem jest niejednoznaczna.
Z konsultacji warto skorzystać również w razie sporu o nadgodziny, zarzutu nieprawidłowego planowania pracy, kontroli PIP albo wątpliwości, czy zadania powierzane pracownikowi są możliwe do wykonania w normach wynikających z art. 129 Kodeksu pracy. Szybka analiza prawna może pomóc uniknąć błędów w dokumentacji, roszczeń pracowniczych, odpowiedzialności za naruszenie przepisów o czasie pracy oraz strat finansowych związanych z koniecznością wypłaty zaległych świadczeń.
Po stronie pracownika wsparcie prawnika może być przydatne, gdy zadaniowy system czasu pracy jest stosowany tylko formalnie, a w praktyce pracodawca wymaga stałej dostępności, pracy ponad normy lub realizacji zadań niemożliwych do wykonania w zwykłym czasie pracy. W takiej sytuacji konieczna może być ocena dokumentów, zakresu obowiązków, korespondencji służbowej i rzeczywistego sposobu wykonywania pracy.
Wsparcie kancelarii w zakresie zadaniowego systemu czasu pracy
Wsparcie kancelarii w zakresie zadaniowego systemu czasu pracy obejmuje w szczególności:
- ocenę, czy na danym stanowisku można zgodnie z prawem zastosować zadaniowy system czasu pracy,
- przygotowanie lub weryfikację umów o pracę, regulaminów pracy, obwieszczeń i polityk wewnętrznych,
- opracowanie zasad ustalania i dokumentowania zadań powierzanych pracownikom,
- analizę ryzyka roszczeń o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
- wsparcie w sporach pracowniczych dotyczących czasu pracy i zakresu obowiązków,
- doradztwo podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy,
- przygotowanie rekomendacji dla działów HR i kadry zarządzającej.
Potrzebna jest pomoc w sprawie zadaniowego systemu czasu pracy? Skontaktuj się z nami.
Zobacz więcej
- Stosunek pracy
- Ewidencja czasu pracy
- Harmonogram czasu pracy
- Praca zdalna