Pracownik tymczasowy a kontrola PIP: podział odpowiedzialności między agencją a pracodawcą użytkownikiem

Pracownik tymczasowy to osoba zatrudniona przez agencję pracy tymczasowej w celu wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, przez okres oraz na zasadach określonych w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych [2]. W praktyce oznacza to trójstronny model współpracy: formalnym pracodawcą pozostaje agencja, ale codzienną organizację pracy prowadzi pracodawca użytkownik.

Dla zarządu, HR i compliance ten podział ma znaczenie operacyjne. W czasie kontroli Państwowa Inspekcja Pracy może badać zarówno dokumenty agencji, jak i warunki wykonywania pracy u pracodawcy użytkownika. Ryzyko nie ogranicza się więc do jednego podmiotu. Nieprawidłowe ustalenie zakresu obowiązków może skutkować mandatem, wystąpieniem pokontrolnym, nakazem usunięcia naruszeń albo odpowiedzialnością wykroczeniową osób odpowiedzialnych za organizację pracy [1], [2], [3].

Kontrola PIP przy pracy tymczasowej – kogo może objąć

Kontrola PIP może dotyczyć agencji pracy tymczasowej, pracodawcy użytkownika albo obu podmiotów równolegle. Inspektor pracy ma prawo wstępu na teren zakładu pracy, żądania dokumentów, pobierania kopii, żądania informacji i wyjaśnień oraz sprawdzania warunków pracy [1].

W przypadku agencji obszarem kontroli mogą być: legalność zatrudnienia, treść umów, wynagrodzenie, urlopy, limity pracy tymczasowej, prawidłowość skierowania do pracodawcy użytkownika oraz dokumentacja pracownicza. U pracodawcy użytkownika PIP może weryfikować faktyczne warunki wykonywania pracy, ewidencję czasu pracy, bezpieczeństwo i higienę pracy, przestrzeganie zakazów dotyczących pracy tymczasowej oraz zgodność z ustaleniami przekazanymi agencji.

Agencja pracy tymczasowej – podstawowe obowiązki wobec pracownika

Agencja pracy tymczasowej jest pracodawcą w rozumieniu prawa pracy wobec pracownika tymczasowego. To ona zawiera z pracownikiem tymczasowym umowę o pracę; może też kierować osobę do wykonywania pracy tymczasowej na podstawie dopuszczalnej umowy cywilnoprawnej, jeżeli rzeczywisty sposób wykonywania pracy nie ma cech stosunku pracy. Przy umowie o pracę agencja odpowiada w szczególności za:

• prawidłowe zawarcie umowy i wskazanie pracodawcy użytkownika,
• wypłatę wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych,
• prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• rozliczenie urlopu wypoczynkowego,
• przestrzeganie limitów wykonywania pracy tymczasowej,
• wypłatę ewentualnego odszkodowania z tytułu naruszenia zasady równego traktowania, z prawem dochodzenia roszczenia zwrotnego od pracodawcy użytkownika w zakresie wynikającym z ustawy [2].

Faktem prawnym jest, że agencja nie może przenieść na pracodawcę użytkownika wszystkich obowiązków pracodawcy. Może natomiast uzgodnić z nim organizacyjne elementy współpracy, w szczególności dotyczące BHP, czasu pracy i warunków wykonywania zadań. Z punktu widzenia kontroli PIP kluczowe jest, aby te ustalenia były udokumentowane i zgodne z rzeczywistą praktyką.

Pracodawca użytkownik – odpowiedzialność za organizację pracy i BHP

Pracodawca użytkownik nie jest formalnym pracodawcą pracownika tymczasowego, ale wykonuje wobec niego część uprawnień i obowiązków pracodawcy w zakresie niezbędnym do organizowania pracy [2]. To szczególnie ważne przy kontroli PIP, ponieważ inspektor ocenia nie tylko dokumenty, lecz także realny sposób zarządzania pracą.

Do typowych obowiązków pracodawcy użytkownika należą:

• zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu wykonywania pracy,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących u pracodawcy użytkownika,
• niedopuszczanie do pracy sprzecznej z ustaleniami przekazanymi agencji,
• informowanie agencji o okolicznościach wpływających na wynagrodzenie i rozliczenie czasu pracy,
• przestrzeganie zakazów powierzania określonych prac pracownikom tymczasowym,
• zapewnienie równego traktowania pracownika tymczasowego w zakresie warunków pracy w porównaniu z pracownikami zatrudnionymi przez pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku [2].

W ocenie ryzyka biznesowego szczególne znaczenie ma BHP. Jeżeli wypadek przy pracy wynika z warunków panujących w zakładzie pracodawcy użytkownika, PIP będzie badać, kto organizował stanowisko pracy, kto wydawał polecenia, czy zapewniono instruktaż stanowiskowy, środki ochrony indywidualnej oraz ocenę ryzyka zawodowego [3], [5].

Trzy wyjątki od prostego podziału odpowiedzialności

W modelu pracy tymczasowej nie wystarczy założenie, że „za dokumenty odpowiada agencja, a za miejsce pracy pracodawca użytkownik”. W kontroli PIP znaczenie mają co najmniej trzy wyjątki.

1. Wyjątek 1: pozorna umowa cywilnoprawna. Jeżeli osoba skierowana przez agencję wykonuje pracę pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę użytkownika, PIP może badać, czy nie doszło do obejścia przepisów o stosunku pracy. Ocena zależy od stanu faktycznego i sposobu wykonywania zadań, a nie wyłącznie od nazwy umowy [3].
2. Wyjątek 2: prace zakazane dla pracowników tymczasowych. Ustawa wyłącza możliwość powierzania pracy tymczasowej w określonych sytuacjach, w tym przy pracach szczególnie niebezpiecznych oraz na stanowisku pracy, na którym jest zatrudniony pracownik uczestniczący w strajku [2]. Odpowiedzialność może dotyczyć podmiotu, który dopuścił do takiej organizacji pracy.
3. Wyjątek 3: niezgodność dokumentów z praktyką. Jeżeli umowa między agencją a pracodawcą użytkownikiem przewiduje inne stanowisko, inny wymiar czasu pracy lub inne warunki niż faktycznie stosowane, PIP może kwalifikować to jako naruszenie po stronie obu podmiotów, zależnie od ich roli i wiedzy.

Dokumenty, które PIP może sprawdzać u agencji i pracodawcy użytkownika

Podczas kontroli inspektor może żądać dokumentów potwierdzających legalność oraz warunki wykonywania pracy [1]. W praktyce znaczenie mają zwłaszcza:

• umowa między agencją a pracownikiem tymczasowym,
• uzgodnienia między agencją a pracodawcą użytkownikiem,
• informacje o warunkach pracy, wynagrodzeniu i wymaganiach kwalifikacyjnych,
• ewidencja czasu pracy, harmonogramy i potwierdzenia obecności,
• dokumentacja BHP, ocena ryzyka zawodowego i potwierdzenia szkoleń,
• dowody wypłaty wynagrodzenia oraz rozliczenia urlopu,
• korespondencja dotycząca absencji, nadgodzin, zmian stanowiska lub miejsca pracy.

Dla firmy istotne jest, aby dokumentacja była spójna. Rozbieżności między umową, grafikami, listami obecności i faktycznym stanowiskiem pracy mogą być źródłem ustaleń pokontrolnych.

Sankcje po kontroli PIP i odpowiedzialność kadry zarządzającej

Faktem jest, że za naruszenie przepisów prawa pracy grożą sankcje wykroczeniowe, w tym grzywny przewidziane m.in. w Kodeksie pracy oraz w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, co do zasady od 1 000 zł do 30 000 zł w sprawach określonych w tych przepisach [2], [3]. Inspektor może także wydać nakaz, skierować wystąpienie, zastosować mandat karny albo skierować wniosek o ukaranie do sądu [1].

Opinią praktyczną jest, że największe ryzyko biznesowe nie zawsze wynika z samej wysokości mandatu. Często bardziej kosztowne są: konieczność szybkiego uporządkowania dokumentacji, wstrzymanie określonych prac, spór z agencją, roszczenia pracownicze, utrata wiarygodności wobec kontrahentów oraz odpowiedzialność osób zarządzających obszarem HR i operacji.

Jak przygotować firmę do kontroli PIP przy pracy tymczasowej

Przygotowanie powinno obejmować zarówno agencję, jak i pracodawcę użytkownika. Dobre praktyki obejmują:

• audyt umów z agencjami pracy tymczasowej,
• weryfikację limitów wykonywania pracy tymczasowej,
• sprawdzenie, czy powierzane prace nie są objęte zakazami ustawowymi,
• porównanie dokumentacji z faktyczną organizacją pracy,
• ustalenie, kto odpowiada za szkolenia BHP, odzież roboczą, środki ochrony i ewidencję czasu pracy,
• procedurę kontaktu z inspektorem PIP i obiegu dokumentów w czasie kontroli.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Jeżeli firma korzysta z pracy tymczasowej i potrzebuje oceny podziału odpowiedzialności przed kontrolą PIP, właściwym krokiem może być analiza dokumentów i praktyki zatrudnienia przez Kopeć & Zaborowski, dlatego warto skontaktować się z nami.

FAQ – pracownik tymczasowy a kontrola PIP

Czy PIP może kontrolować jednocześnie agencję i pracodawcę użytkownika?

Tak. Jeżeli ustalenia dotyczą zarówno formalnego zatrudnienia, jak i faktycznych warunków pracy, PIP może prowadzić czynności wobec obu podmiotów. Zakres kontroli zależy od przedmiotu sprawy i stwierdzonych ryzyk.

Kto odpowiada za wynagrodzenie pracownika tymczasowego?

Co do zasady wynagrodzenie wypłaca agencja pracy tymczasowej jako pracodawca. Pracodawca użytkownik powinien jednak przekazywać agencji dane potrzebne do prawidłowego rozliczenia, w tym informacje o czasie pracy, absencjach i innych składnikach wpływających na wynagrodzenie.

Kto odpowiada za BHP pracownika tymczasowego?

Pracodawca użytkownik odpowiada za bezpieczne i higieniczne warunki w miejscu wykonywania pracy w zakresie wynikającym z ustawy i uzgodnień z agencją. Agencja nadal pozostaje pracodawcą, dlatego podział obowiązków powinien być jednoznacznie opisany i wykonywany w praktyce.

Czy pracownik tymczasowy może wykonywać każdą pracę?

Nie. Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych przewiduje zakazy powierzania określonych prac, w tym prac szczególnie niebezpiecznych oraz pracy na stanowisku pracy, na którym jest zatrudniony pracownik uczestniczący w strajku. Każde skierowanie powinno być oceniane przed rozpoczęciem pracy.

Czy PIP może zakwestionować umowę cywilnoprawną z osobą skierowaną przez agencję?

Tak, jeżeli sposób wykonywania pracy odpowiada cechom stosunku pracy określonym w art. 22 Kodeksu pracy. PIP może zakwestionować taką umowę w ustaleniach kontrolnych, a w odpowiednich przypadkach także wystąpić do sądu o ustalenie istnienia stosunku pracy. Decydujące znaczenie ma praktyka: podporządkowanie, miejsce, czas, kierownictwo oraz sposób wydawania poleceń.

Jakie dokumenty warto przygotować przed kontrolą PIP?

Warto przygotować umowy z agencją, umowy z pracownikami tymczasowymi lub osobami skierowanymi do pracy, ewidencję czasu pracy, dokumentację BHP, uzgodnienia dotyczące obowiązków stron, potwierdzenia szkoleń oraz dokumenty dotyczące wynagrodzenia i urlopów.

Bibliografia

1. Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1712 ze zm.
2. Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1110 ze zm.
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.
4. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.
5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169 poz. 1650 ze zm.